Projektmanagement in Across: Von der Projekterstellung bis zum übersetzten Dokument

Einleitung

Microsoft Excel ist ohne Zweifel das weltweit am häufigsten verwendete Programm zur Tabellenkalkulation.

Die Einsatzzwecke von Excel sind denkbar vielfältig: Das Programm kommt häufig dann zum Einsatz, wenn Informationen bzw. Daten strukturiert erfasst werden sollen. Auf Grundlage der erfassten Daten können mithilfe von Excel-Funktionen und Formeln verschiedenste Berechnungen durchgeführt werden. Ebenso können die Daten z. B. in Form von Diagrammen grafisch aufbereitet werden.

Im professionellen Bereich wird Excel z. B. im Büroalltag zur Erstellung einfacher Listen verwendet (Aufgabenlisten, Listen für die Urlaubsplanung der Mitarbeiter etc.) oder auch zur Abbildung einfacher Buchhaltungsvorgänge (Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Erfassung von Umsatzzahlen etc.). Im Controlling kommt Excel etwa als Werkzeug zur Erstellung von Bilanzen oder auch von Gewinn- und Verlustrechnungen zum Einsatz. Nicht selten wird Excel aber auch zweckentfremdet eingesetzt, z. B. wenn es genutzt wird, um Terminologie zu erfassen und zu pflegen oder um Texte aus Datenbanken in Tabellenform auszugeben, um diese anschließend zu übersetzen.

Jede Excel-Datei besteht aus einer so genannten Arbeitsmappe, die Tabellenblätter (standardmäßig drei) enthält. Jedes Tabellenblatt wiederum setzt sich aus Spalten und Zeilen zusammen. Den Schnittpunkt aus einer Spalte und einer Zeile bildet die Zelle, die durch die Kombination aus einem Buchstaben und einer Zahl bestimmt wird (z. B. B3).

Excel-Dateien können in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Aktuell am weitesten verbreitet ist das XLSX-Format. Es wurde mit dem Release von Excel 2007 eingeführt und hat schrittweise das ältere XLS-Format weitgehend abgelöst. Beide Formate unterscheidet grundlegend, dass das XLSX-Format XML-basiert ist und somit einem offenen Standard entspricht, während das XLS-Format ein proprietäres Format von Microsoft ist. Neben diesen beiden Formaten gibt es weitere Excel-Formate, die seltener zum Einsatz kommen, so z. B. XLSM für Excel-Arbeitsmappen, die Makros enthalten. Excel-Dateien können auch im so genannten CSV-Format abgespeichert werden. Dieses textbasierte Format wird häufig zum Austausch von Daten unterschiedlicher Art (wie z. B. Terminologiedaten) verwendet.

Vor dem Projektstart

Excel-Dateien bestehen häufig aus vielen Zahlen sowie Formeln – und letztlich nur aus relativ wenig zu übersetzendem Text. Daher werden in der Across Translator Edition Zellen, die ausschließlich Zahlen, Formeln oder Datums- und Uhrzeitangaben enthalten, automatisch ausgeblendet. Auf diese Weise werden nur noch die tatsächlich zu übersetzenden Inhalte angezeigt.

Vor der Übersetzung einer Excel-Datei sollte der Übersetzer das Dokument zunächst in Excel öffnen und es insbesondere im Hinblick auf die folgenden Eigenheiten überprüfen:

Ausgeblendete Inhalte

Excel-Dateien können Inhalte enthalten, die nicht angezeigt werden sollen und daher in den Excel-Dateien ausgeblendet sind. Dabei kann es sich z. B. um einzelne Zellen handeln, aber auch um ganze Zeilen, Spalten oder Tabellenblätter. Bei ausgeblendeten Inhalten ist mit dem Auftraggeber zu klären, ob diese im Zieldokument enthalten sein sollen und entsprechend auch zu übersetzen sind. (Tipp: Die Standardeinstellungen der Across Translator Edition sehen vor, dass ausgeblendete Zellen übersetzt werden, dass ausgeblendete Zeilen, Spalten und Tabellenblätter hingegen nicht übersetzt werden. Falls dies nicht dem gewünschten Verhalten entspricht, müssen die entsprechenden Optionen in den erweiterten Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von Excel unter >>Tools >>Systemeinstellungen ... >>Dokumenteneinstellungen >>Excel 2007-2016 angepasst werden.)

Nicht zu übersetzende Inhalte/mehrsprachige Excel-Dateien

Im Vorfeld der Übersetzung ist zu klären, ob die Excel-Datei Bereiche enthält, die nicht übersetzt werden sollen. Wie erwähnt, wird Excel teilweise verwendet, um Terminologie oder andere sprachliche Ressourcen in mehreren Sprachen zu erfassen – von denen aber u. U. nur eine Sprache zu übersetzen ist. In diesem Fall ist mit dem Auftraggeber vor der Übersetzung zu klären, welche Inhalte (z. B. Spalten) übersetzt werden sollen und welche nicht. (Tipp: Durch die Verwendung von Dokumenteneinstellungsvorlagen können Inhalte, die nicht übersetzt werden sollen, ausgeblendet werden. Hierzu in den Dokumenteneinstellungen von Excel am besten zunächst über die Schaltfläche Neu eine neue Vorlage anlegen und anschließend über Hinzufügen ... den Bereich definieren, der ausgeblendet werden soll.)

Übersetzen von Excel-Dateien mit der Across Translator Edition

Bei der Übersetzung von Excel-Dateien gibt es im Grunde keine Excel-spezifischen Besonderheiten zu beachten, da typische Inhalte wie Zahlen und Formeln in der Regel automatisch ausgeblendet werden (siehe oben). Dadurch hat es der Übersetzer bei seiner Arbeit im Normalfall nur noch mit der Übersetzung von Textinhalten zu tun.

Tipps & Tricks

Finale Dokumentprüfung

Nachdem die Übersetzung fertiggestellt und das Zieldokument aus Across ausgecheckt ist, gebietet es die Sorgfaltspflicht, die übersetzte Excel-Datei in Excel zu öffnen, um diese final zu prüfen und ggf. nochmals manuelle Anpassungen vorzunehmen, insbesondere im Hinblick auf die folgenden Punkte: Werden alle Inhalte vollständig und korrekt angezeigt? Oder müssen ggf. Spalten und/oder Zeilen in ihrer Breite bzw. Höhe angepasst werden?

Automatische Anpassung von Datums- und Uhrzeitangaben

Datums- und Uhrzeitangaben werden – sofern möglich – automatisch von Excel interpretiert und im Standardformat des Gebietsschemas angezeigt, das auf dem jeweiligen Rechner aktiviert ist. (Ist aktuell z. B. ein deutsches Gebietsschema gewählt, so wird eine Datumsangabe automatisch im deutschen Standarddatumsformat dargestellt. Wird hingegen z. B. das US-amerikanische Gebietsschema aktiviert, so wird die Datumsangabe automatisch im Standarddatumsformat für die USA angezeigt.) Eine Übersetzung dieser Datums- und Uhrzeitangaben ist daher im Allgemeinen nicht nötig.