Microsoft PowerPoint

Dokumente übersetzen

Einleitung

Microsoft PowerPoint ist die weltweit am häufigsten eingesetzte Software zur Erstellung von Präsentationen.

Die mit PowerPoint erstellten Präsentationen werden oft begleitend zu den Ausführungen eines Redners gezeigt und dienen dabei u. a. zur Illustration des Gesagten. Sie können aber auch selbstablaufend sein, wie dies z. B. häufig auf Messeständen der Fall ist.

PowerPoint-Präsentationen können in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Aktuell am weitesten verbreitet ist das PPTX-Format. Es wurde mit dem Release von PowerPoint 2007 eingeführt und hat mittlerweile das ältere PPT-Format weitgehend abgelöst. (Beide Formate unterscheidet grundlegend, dass das PPTX-Format XML-basiert ist und somit einem offenen Standard entspricht, während das PPT-Format ein proprietäres Format von Microsoft ist.) Neben diesen beiden Formaten gibt es weitere PowerPoint-Formate, die seltener zum Einsatz kommen, so z. B. PPSX für selbst startende Bildschirmpräsentationen und PPTM für PowerPoint-Dokumente, die Makros enthalten.

Vor dem Projektstart

PowerPoint-Präsentationen bestehen – wie bei anderen Präsentationsprogrammen auch – aus Folien. Neben normalem Text enthalten die Präsentationen zudem häufig weitere Elemente wie Abbildungen, Tabellen, Diagramme oder Videos.

Vor der Übersetzung einer PowerPoint-Präsentation sollte der Übersetzer das Dokument zunächst in PowerPoint öffnen und es insbesondere im Hinblick auf die folgenden PowerPoint-spezifischen Eigenheiten überprüfen:

Bilder und Objekte

Mit den Standardeinstellungen der Across Translator Edition werden Bilder und Objekte in PowerPoint-Dokumenten nicht im Übersetzungseditor crossDesk angezeigt. Wenn diese Elemente aber hilfreich für die Übersetzung bzw. für das Verständnis des Ausgangstextes sind, sollten sie im Übersetzungseditor angezeigt werden. (Tipp: Hierzu in den Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von PowerPoint unter >>Tools >>Systemeinstellungen >>Dokumenteneinstellungen >>PowerPoint 2007-2016 nacheinander die Einträge „Bild“ und „Objekt“ auswählen und unter „Modus“ jeweils den Eintrag „Sperren“ wählen.)

Foliennotizen

Foliennotizen stellen eine Art Skript für den Redner dar und werden z. B. in der so genannten Referentenansicht von PowerPoint angezeigt. Enthält die zu übersetzende PowerPoint-Datei Notizen, so ist mit dem Auftraggeber vor der Übersetzung zu klären, ob diese übersetzt werden sollen. (Tipp: Die Standardeinstellungen der Across Translator Edition sehen vor, dass Foliennotizen übersetzt werden. Falls dies nicht geschehen soll, muss der entsprechende Eintrag in den Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von PowerPoint (siehe oben) hinzugefügt werden. Hierzu auf Hinzufügen ... klicken, unter „Typ“ den Eintrag „Foliennotizen“ auswählen und unter „Modus“ den Eintrag „Ausblenden“ wählen.)

Ausgeblendete Folien

Auch bei ausgeblendeten Folien ist zu klären, ob diese ebenfalls im Zieldokument enthalten sein und somit auch übersetzt werden sollen. (Tipp: Die Standardeinstellungen der Across Translator Edition sehen vor, dass ausgeblendete Folien übersetzt werden. Falls dies nicht geschehen soll, muss der entsprechende Eintrag in den Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von PowerPoint hinzugefügt werden. Hierzu auf Hinzufügen ... klicken, unter „Typ“ den Eintrag „Ausgeblendete Folien“ auswählen und unter „Modus“ den Eintrag „Ausblenden“ wählen.)

Zeilenumbrüche, Leerzeichen und Silbentrennungen zur „Formatierung“

Nicht selten werden in PowerPoint-Präsentationen harte Zeilenumbrüche aus ästhetischen Gründen oder aus Gründen der Übersichtlichkeit verwendet. Ein solcher Zeilenumbruch ist für die Übersetzung problematisch, weil dadurch aus einem einheitlichen Segment zwei getrennte Segmente entstehen. Diese können meist nur mit Problemen übersetzt werden. Auch andere Sonderzeichen wie weiche Zeilenumbrüche, manuelle Silbentrennungen oder mehrere Leerzeichen werden oft zur „Formatierung“ eingesetzt. Auch dies ist problematisch, denn durch unterschiedliche Textlängen in der Übersetzungen erscheinen die Zeichen in der übersetzten Präsentation häufig an der falschen Stelle. Daher kann es sinnvoll sein, diese zur Formatierung verwendeten Zeichen im Vorfeld der Übersetzung zu tilgen und ggf. später manuell wieder einzufügen (siehe unten „Tipps & Tricks“).

Folienmaster

In Folienmastern wird das Folien-Layout einer Präsentation zentral festgelegt (z. B. die Standard-Schriftarten und -farben, der Hintergrund etc.). In Folienmastern kann aber auch Text enthalten sein, der z. B. in der Fußzeile einer jeden Folie angezeigt wird. (Tipp: Die Standardeinstellungen der Across Translator Edition sehen die Übersetzung von Folienmastern vor. Falls dies nicht geschehen soll, muss der entsprechende Eintrag in den Einstellungen der Dokumenteneinstellungsvorlage von PowerPoint hinzugefügt werden. Hierzu auf Hinzufügen ... klicken, unter „Typ“ den Eintrag „Masterfolien“ auswählen und unter „Modus“ den Eintrag „Ausblenden“ wählen.)

Nach der Prüfung der PowerPoint-Präsentation kann die Projektanlage erfolgen. Hierbei kann es sinnvoll sein, für die Übersetzung der Datei eine spezifische Dokumenteneinstellungsvorlage zu verwenden, um die PowerPoint-Präsentation unter optimalen und möglichst ökonomischen Bedingungen übersetzen zu können (siehe hierzu insbesondere die oben genannten Anpassungsmöglichkeiten).

Übersetzen von PowerPoint mit der Across Translator Edition

Eine zu übersetzende PowerPoint-Präsentation enthält im Normalfall alle für die Übersetzung relevanten Inhalte.

Bei der Übersetzung von PowerPoint-Präsentationen gibt es im Grunde nur sehr wenige PowerPoint-spezifische Dinge zu beachten, da z. B. die Folienübergänge und Animationen automatisch 1:1 aus dem Quelldokument in die Übersetzung übertragen werden. Dazu zählen u.a.:

Platzhalter für Foliennummern und Datumsangaben

Platzhalter dienen in PowerPoint dazu, in die Präsentation dynamische Inhalte wie Foliennummern und Datumsangaben einzufügen. In der Across Translator Edition werden diese Platzhalter im Übersetzungseditor crossDesk in Form von grauen Feldern dargestellt. Diese Felder müssen nicht bearbeitet werden, müssen aber natürlich an der richtigen Position in die Übersetzung eingefügt werden (z. B. per Doppelklick auf das entsprechende Feld im Ausgangstext).

Beachtung der Textlängen

Der Text in PowerPoint-Präsentationen wird häufig sehr groß dargestellt. Der Übersetzer sollte daher die Länge der Texte seiner Übersetzung im Auge behalten, um sicher zu stellen, dass der übersetzte Text auch auf die Folien bzw. in die entsprechenden Textfelder passt. (Tipp: Im Übersetzungseditor crossDesk wird in der Symbolleiste der Übersetzung die Textlänge des übersetzten Segments im Vergleich zum Ausgangssegment angezeigt, was eine gute Orientierung für den Übersetzer darstellt.)

Tipps & Tricks

Finale Prüfung der Übersetzung in PowerPoint

Die fertige Übersetzung nochmals in der Ursprungsanwendung zu überprüfen, gebietet die Sorgfaltspflicht eines jeden Übersetzers. Bei der Übersetzung von PowerPoint-Präsentationen kommt dieser finalen Kontrolle der übersetzten Präsentation in PowerPoint aber eine besondere Bedeutung zu: Aufgrund der großen Schriftgrade, die häufig in Präsentationen verwendet werden, einerseits, aber auch aufgrund der unterschiedlichen Textlängen der Sprachen andererseits kann es ggf. nötig sein, die übersetzte PowerPoint-Präsentation anzupassen, z. B. indem die Größe von Textfeldern angepasst wird, die Schriftgrößen etwas verkleinert werden oder auch indem die Übersetzung etwas gekürzt wird. Zudem kann es nötig sein, Sonderzeichen, die zur „Formatierung“ in die PowerPoint-Präsentation eingefügt waren und u. U. im Vorfeld der Übersetzung getilgt wurden (siehe oben), manuell wieder in die Übersetzung einzufügen.

Nicht zu übersetzender Text oder fremdsprachige Passagen

Enthält das zu übersetzende PowerPoint-Dokument Text, der nicht übersetzt werden soll (z. B. fremdsprachige Textpassagen), so sollte hierfür bei der Übersetzung am besten der Bearbeitungszustand „Quelltext beibehalten“ (Tastenkombination Alt+E) verwendet werden. Andernfalls können falsche Einträge im Translation Memory crossTank entstehen, die z. B. aus dem identischen Text in Quell- und Zielsprache bestehen.

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